ใบความรู้ที่ 12

การสั่งพิมพ์เอกสาร การใส่เลขหน้า และการใส่หัวท้ายกระดาษ

1. การกำหนดหัวและท้ายกระดาษ (Header and Footer)

           เมื่อทำงานกับเอกสารเสร็จแล้ว ต้องการกำหนดข้อความหรือรูปภาพ เช่น Logo ของหน่วยงาน ให้ปรากฏหัวหรือท้ายกระดาษของเอกสารทุกหน้า ทำได้โดยใช้เรื่องของ Header and Footer เข้าทำงาน มีขั้นตอนดังนี้

            1. คลิกแท็บ Ribbon แทรก ( Insert ) จะปรากฏแถบคำสั่ง หัวข้อ หัวกระดาษ และ ท้ายกระดาษ

            2. เลือกตำแหน่งของงานเอกสารที่จะใส่ข้อความหรือรูปภาพ

จะปรากฏฟังชั่นก์ใหม่ขึ้นมาชื่อว่า เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ เลือก Ribbon ออกแบบ ภายในจะมีชุดคำสั่งต่างๆ มากมาย เช่น หัวกระดาษและท้ายกระดาษ, แทรก, การนำทาง, ตัวเลือก, ตำแหน่ง, ปิด เมื่อกำหนดค่าต่างๆ เสร็จแล้วให้เลือกคำสั่งปิดเพื่อออกจากส่วนหัว หรือท้ายกระดาษ

            3. ถ้าต้องการกำหนดระยะห่างระหว่างข้อความหัวกระดาษ-ท้ายกระดาษจากขอบกระดาษ ให้เลือกที่ Ribbon เค้าโครงหน้ากระดาษ จากนั้นเลือกคำสั่งระยะขอบ คลิกเลือก ลูกศร ลง ในระยะขอบกระดาษ ดังตัวอย่าง

            ถ้าไม่มีระยะขอบกระดาษที่ต้องการให้เลือกคำสั่ง ระยะขอบแบบกำหนดเอง...จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ตั้งค่าหน้ากระดาษขึ้นมาเลือกระยะขอบกระดาษที่ต้องการ คือ บน, ล่าง, ซ้าย และขวา จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง