ใบความรู้ที่ 3

การเปิดแฟ้มเอกสาร การบันทึกเอกสารและการเปลี่ยนภาวะการพิมพ์

          โปรแกรม Microsoft Word มีคุณสมบัติเด่นในด้านการสร้างเอกสาร เช่น จดหมาย บันทึกรายงาน วารสาร นิตยาสาร และอื่นๆ ซึ่งผู้ใช้จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับคำสั่งต่างๆ ก่อนที่จำใช้งานเพื่อใช้ในการสร้างเอกสารให้สวยงาม และการบันทึกเอกสาร

1. การปิดแฟ้มงานเอกสาร

          เมื่อทำการบันทึกแฟ้มงานเสร็จแล้ว ต้องการปิดงานนั้น มีขั้นตอนดังนี้

          คลิกปุ่มไฟล์ ในแถบ Ribbon เลือกคำสั่งปิด / Close

2. การเปิดแฟ้มใหม่

          เมื่อต้องการสร้างงานเอกสารใหม่ มีขั้นตอนดังนี้

             1. คลิกปุ่มไฟล์ในแถบ Ribbon เลือกคำสั่ง ใหม่

          2. เลือกแบบ เอกสารที่ต้องการ จะปรากฏหน้าต่างใหม่เอกสารที่เลือกให้

3. การเปิดแฟ้มงานใน drive

         1. คลิกปุ่มไฟล์ในแถบ Ribbon เลือกคำสั่งเปิด/Open

4. การเลือกมุมมอง

          เพื่อความสะดวกในการสร้างและทำงานกับเอกสาร word สามารถแสดงเอกสารได้หลายมุมมอง (View) โดยแต่ละมุมมองจะมีรูปแบบและการใช้งานที่แตกต่างกัน โดยเราสามารถสลับระหว่างแต่ละมุมมองได้โดยไปที่แท็บ VIEW (มุมมอง) แล้วคลิดเลือกมุมมองที่ต้องการ หรือคลิกที่ปุ่ม ที่แถบสถานะ

              * มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout)

            เมื่อเราเปิดเอกสารครั้งแรก ก็จะพบกับมุมมองนี้ เป็นมุมมองที่แสดงผลลัพธ์เหมือนกับเอกสารที่พิมพ์ออกจากเครื่องพิมพ์จริงๆ โดยจะแสดงรูปภาพ เลขที่หน้า หรือหัวกระดาษ ระยะเว้น ระหว่างข้อความกับขอบกระดาษที่เรากำหนดไว้ให้เห็น

          * มุมมองการอ่านแบบเต็มหน้าจอ (Read Mode)

             ผู้ใช้งานสามารถอ่านข้อมูลภายในเอกสารคล้ายกับหน้าหนังสือโดยมีการแบ่งออกเป็น 2 หน้า และจัดเอกสารโดยอัตโนมัติ ให้มีฟอนต์ขนาดใหญ่ เพื่อให้สามารถอ่านได้อย่างสะดวก

          * มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout)

             ในมุมมองนี้เราสามาระอ่าน และค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย ซึ่งจะคล้ายกับมุมมอง Page Layout แต่มีขนาดฟอนต์ ความยาวหน้ากระดาษที่ใช้แสดงข้อความจะต่างกัน เพื่อให้อ่านง่ายขึ้นเหมาะสำหรับการอ่านเอกสารในเว็บ

          * มุมมองเค้าร่าง (Outline)

             เป็นมุมมองแสดงเฉพาะข้อความในเอกสารเท่านั้น โดยแสดงเป็นโครงสร้างของเอกสารว่าประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง และแต่ละหัวข้อมีหัวข้อย่อยลงไปอีกกี่ระดับ มุมมองนี้เหมาะสำหรับใช้จัดลำดับการนำเสนอเนื้อหา

          * มุมมองแบบร่าง (Darft)

             แสดงเอกสารเป็นแบบร่าง เพื่อให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว โดยซ่อนองค์ประกอบบางอย่างไว้ เช่น หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ เป็นต้น

5. การบันทึกเอกสารลงแฟ้ม

เมื่อพิมพ์งานเอกสารและตกแต่งเรียบร้อยแล้ว ก็ต้องทำการบันทึกข้อมูลลงใน Drives โดยมีขั้นตอนดังนี้

กรณีที่ 1 การบันทึกงานครั้งแรก

          1. คลิกปุ่มไฟล์ในแถบ Ribbon จะปรากฏหน้าต่างใหม่ดังภาพด้านล่าง จากนั้นเลือกคำสั่ง บันทึกเป็น/Save As เลือกคำสั่ง เรียกดู

           2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ บันทึกเป็น/Save As จากนั้นทำตามขั้นตอน ดังนี้

    ขั้นตอนที่ 1 ให้เลือก Drive ที่ต้องการเซฟงาน เช่น Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้น

    ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์ ชื่อแฟ้ม, ชื่อเอกสารที่ต้องการ และเลือกบันทึกชนิดของเอกสารที่ต้องการ

               ขั้นตอนที่ 3 เมื่อเลือกรายละเอียดในส่วนต่างๆ ได้แล้ว ให้กดปุ่ม บันทึกได้เลย

          เลือกตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูล ที่ช่อง ชื่อแฟ้ม/File name พิมพ์ชื่อไฟล์ จากตัวอย่างนี้ให้ชื่อว่า ARITC_word2013 จากนั้น กดปุ่ม บันทึก จะได้ไฟล์นามสกุล .docx

กรณีที่ 2 การบันทึกงานในครั้งต่อ ๆ ไป

            คลิกปุ่ม บันทึก/Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิกที่ไฟล์ตรงแถบ Ribbon เลือกคำสั่ง บันทึก/Save

6. การเก็บบันทึกเอกสารเป็นชื่อไฟล์อื่นหรือไดร์ฟอื่น

          1. คลิกปุ่มไฟล์ ในแถบ Ribbon จะปรากฏหน้าต่างใหม่ดังภาพด้านล่างจากนั้นเลือกคำสั่งบันทึกเป็น /Save As เลือกคำสั่ง เรียกดู

          2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ บันทึกเป็น / Save As ให้กำหนดรายละเอียดตามต้องการ ตรงช่อง คำสั่ง บันทึกเป็นชนิด