ใบความรู้ที่ 1

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office 2013

1. ความหมายและประโยชน์ของโปรแกรม

     

          โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor)

2. ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Word

• มีระบบอัตโนมัติต่างๆ ที่ช่วยในการทำงานสะดวกขึ้น เช่น การตรวจคำสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การใส่ข้อความอัตโนมัติ เป็นต้น
• สามารถใช้ Word สร้างตารางที่สลับซับซ้อนย่างไรก็ได้
• สามารถใช้สร้างจดหมายได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถกำหนดให้ผู้วิเศษ (Wizard) ใน Word สร้างแบบฟอร์มของจดหมายได้หลายรูปแบบตามต้องการ
• ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถตกแต่งเอกสารหรือเพื่อความสะดวกจะให้ Word ตกแต่งให้ก็ได้ โดยที่สามารถเป็นผู้กำหนดรูปแบบของเอกสารเอง
• สามารถแทรกรูปภาพ กราฟ หรือผังองค์กรลงในเอกสารได้
• เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนวินโดว์ ดังคุณสมบัติต่างๆของวินโดว์จะมีอยู่ใน Word ด้วย เช่น สามารถย่อขยายขนาดหน้าต่างได้ สามารถเรียกใช้รุปแบบอักษรที่มีอยู่มากมายในวินโดว์ได้
• ความสามารถในการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆในชุดโปรแกรม Microsoft Office สามารถโอนย้ายข้อมูลต่างๆระหว่างโปรแกรมได้ เช่น สามารถดึงข้อมูลใน Excel มาใส่ใน Word ได้
• อยากทราบอะไรเกี่ยวกับ Word ถามผู้ช่วยเหลือที่มีชื่อว่า " Office Assistance" ตลอดเวลาขณะที่ใช้งาน Word
• สร้างเอกสารให้ใช้งานในอินเตอร์เนตได้อย่างง่ายๆ
• จากที่กล่าวมานี้เป็นเพียงความสามารถบางส่วนของ Microsoft Word เท่านั้น รายละเอียดอื่นๆ จะขอกล่าวถึงในภายหลัง

  โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ( Microsoft Word ) สามารถทำงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานประมวลคำได้ดังนี้
        1.   สามารถพิมพ์และแก้ไขเอกสาร
        2.   สามารถลบ โยกย้าย และสำเนาข้อความ
        3.   สามารถพิมพ์ตัวอักษรประเภทต่าง ๆ
        4.   สามารถขยายขนาดตัวอักษร
        5.   สามารถจัดตัวอักษรให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเส้นใต้ได้
        6.   สามารถใส่เครื่องหมายและตัวเลขลำดับหน้าหัวข้อ
        7.   สามารถแบ่งคอลัมน์
        8.   สามารถตีกรอบและแรเงา
        9.   สามารถตรวจการสะกดและแก้ไขให้ถูกต้อง
        10. สามารถค้นหาและเปลี่ยนแปลงข้อความที่พิมพ์ผิด
        11. สามารถจัดข้อความในเอกสารให้พิมพ์ชิดซ้าย ชิดขวาและกึ่งกลางบรรทัด
        12. สามารถใส่รูปภาพในเอกสาร
        13. สามารถประดิษฐ์ตัวอักษร
        14. สามารถพิมพ์ตาราง
        15. สามารถพิมพ์จดหมายเวียน ซองจดหมายและป้ายผนึก

               เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2013

วิธีที่ 1 : 1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar

2. เลือก All Programs จากนั้นเลือกไปที่ Microsoft Office

3. เลือก Microsoft Office Word 2013 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที

วิธีที่ 2 : 

          1. เลือกดับเบิ้นคลิกที่ไอคอนสัญลักษณ์ Microsoft Word 2013 จะสามารถเปิดใช้งานได้ทันที

3. ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม

ก่อนที่จะทางานกับโปรแกรม Microsoft Office Word จะต้องรู้จักกับส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรมก่อน เพื่อจะได้เข้าใจถึงส่วนต่างๆ ที่จะกล่าวอ้างถึงในเนื้อหาทั้งหมดนี้ได้ง่ายขึ้น

* Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคาสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้

* Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งานอยู่

* แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคาสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น

* Status bar แถบแสดงสถานการณ์ทางานปัจจุบันบนหน้าจอ

* View bar แถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ