การใช้งาน Microsoft Word: ใบความรู้ที่ 4

การจัดรูปแบบเอกสาร

1. การสร้างเอกสารใหม่

ส่วนมากการทำงานอันดับแรกที่เราต้องทำในโปรแกรม Microsoft Word ก็คือ การสร้างเอกสารที่ตรงกับความต้องการขึ้นมาใช้งาน ซึ่งการสร้างเอกสารก็สามารถทำได้หลายวิธีดังขั้นตอนด้านล่างนี้

วิธีที่ 1 การสร้างเอกสารเปล่า

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > เอกสารเปล่า (Blank document)

2. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)

3. หลังจากนั้นเอกสารใหม่ก็จะถูกสร้างขึ้นมา

วิธีที่ 2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

เป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ตัวอย่างแม่แบบ (Sample templates)

2. เลือกแม่แบบที่เราต้องการ

3. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)

เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาตามแม่แบบที่เลือก

2. การใส่ลำดับตัวเลขให้ข้อความ

หากในเอกสารมีแต่ข้อความที่เป็นตัวอักษร ก็อาจจะทำให้ยากต่อการทำความเข้าใจ และยากที่จะจัดการกับข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งเราสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างง่าย ๆ ด้วยการจัดลำดับตัวเลขให้กับข้อความด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

วิธีการจัดลาดับตัวเลขให้ข้อความ

1. คลิกหน้าข้อความแรกที่จะจัดลำดับ

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกปุ่ม ลาดับเลข (Numbering) แล้วเลือกรูปแบบลาดับเลขที่ต้องการ

3. การจัดตำแหน่งข้อความ

ในการจัดวางข้อความลงไปในเอกสาร ควรจัดวางข้อความให้มีความน่าสนใจ และสอดคล้องกับชนิดของเอกสารนั้น ๆ ด้วย ซึ่งการจัดวางข้อความลงไปในเอกสารนั้น ก็มีอยู่หลายลักษณะด้วยกัน ได้แก่

การจัดตำแหน่งข้อความแบบกึ่งกลาง

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางอยู่ตรงกึ่งกลางของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม กึ่งกลาง (Center) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+E บนคีย์บอร์ดก็ได้

การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบชิดทางซ้าย

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางชิดทางด้านซ้ายมือของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดซ้าย (Align Text Left) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+L บนคีย์บอร์ดก็ได้

การจัดตำแหน่งข้อความแบบชิดทางขวา

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางชิดทางด้านขวามือของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดขวา (Align Text Right) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+R บนคีย์บอร์ดก็ได้

การจัดวางข้อความแบบเต็มแนว

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกขยายจัดวางให้เต็มหน้ากระดาษ โดยที่ไม่มีการกำหนดระยะห่างระหว่างคำ ทำให้ในแต่ละประโยคมีช่องว่างระหว่างคำค่อนข้างมาก การจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม เต็มแนว (Justify) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+J บนคีย์บอร์ดก็ได้

การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบกระจายเต็มแนว

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกขยายจัดวางให้เต็มหน้ากระดาษ คล้ายกับการจัดวางข้อความแบบเต็มแนว แต่จะมีการจัดระยะหาระหว่างคำให้สวยงามมากขึ้น การจัดวางข้อความแบบนี้ ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม กระจาย (Distributed)

4. การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด

หากเราพบว่าข้อความแต่ละบรรทัดมีระยะห่างที่ไม่สวยงามหรือห่างกันมากจนเกินไป เราก็สามารถที่จะจัดระยะห่างระหว่างบรรทัดได้ทั้งทำให้ห่างมากกว่าเดิม หรือจะให้มีระยะห่างเป็นปกติเหมือนใน Word 2003 ได้ด้วยวิธีการ ดังต่อไปนี้

วิธีการจัดระยะห่างให้เหมือน Word 2003

1. เลือกข้อความที่ต้องกร

2. คลิกปุ่ม ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า (Line and paragraph spacing) แล้วเลือก ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด...